Подготовка и проведение презентаций

Зачастую каждому из нас приходится объяснять какие-то сложные вещи, или же наоборот, быть на месте внимательного слушателя. По статистике любое выступление/рассказ/объяснение воспринимается гораздо проще, если сопровождается визуализацией. Научных трудов, объясняющих данный феномен немало, содержащиеся в них выводы подтверждаются популярными пословицами и поговорками.

По одной из версий, выражение Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать придумал Фред Барнард (Fred R. Barnard), рекламируя свое рекламное агентство. В оригинале звучит как - "Picture is worth a thousand words".

Много отличных номеров сделала замечательная команда КВН из г. Курск "Прима", рисуя простые картинки, сопровождаемые смешным комментарием. Вот один из примеров:

Если у вас имеется достаточное время для подготовки к выступлению, будь то рассказ в классе "как мы провели лето", защита курсовой или дипломной работы, лекция в университете, представление плана проекта или нового продукта компании, наилучшим решением будет создание презентации (слайдов) в одном из популярных приложений, например Microsoft Power Point.

Этот сайт для тех, кто сталкивается с необходимостью делать презентации. Новички найдут материалы, который позволят сделать первые шаги и нарастить мастерство. Для пользователей с опытом собраны фишки, которые помогут оптимизировать технические моменты, и в конечном итоге увеличить эффективность.

Ключевые факторы успеха выступления:

Перед тем как приступать непосредственно к творчеству, давайте определим ключевые факторы успеха выступления.

Знание предмета.

Самый очевидный фактор. Имея в наличии красивые структурированные слайды, собрав заинтересованную публику в вопросе о котором будет идти речь, оратор, не знающий того о чем повествует, оставит плохое впечатление. Попросту не сумев ответить на поток вопросов из зала.

Ораторское мастерство:

Грамотная речь
Уверенность в осанке и голосе
Контакт с аудиторией
Внешний вид
Немонотонная подача материала

Заинтересованность слушателей

Перед выступлением должна быть проведена работа по анализу того, будет ли предмет рассказа кому-то интересен. Естественно, если собрать отдел кадров и представить новое программное обеспечение для бухгалтерии, никто из присутствующих ничего не поймет и результаты презентации будут нулевые. Заинтересованность надо постоянно поддерживать, вовлекая все в процесс презентации, не давая заниматься посторонними вещами.

Умение говорить на языке аудитории

Если наш рассказчик эксперт в своем деле, никакой вопрос не поставит его в тупик. Если была проведена работа, приглашены только заинтересованные люди. Если рассказчик хороший оратор. Это все вместе пока не гарантирует полного успеха. Нужно уметь говорить языком, понятным людям, оценив степень знаний аудитории в предмете презентации. Также у слушателей может быть разный фокус, например инженер будут интересоваться техническими подробностями решения, руководитель вопросами ценности для бизнеса и ценой.

Выстроенная структура рассказа

При подготовке презентации мы уже знаем чего хотим добиться от аудитории. Цели могут быть разными, например объяснить как работает синхрофазотрон, убедить принять предложенный план проекта, продать решение, и т.д. Остается придумать как этого добиться и выстроить хороший, убедительный, стурктурированный рассказ. Этот рассказ или история будет являться входом для отрисовки слайдов.

Качественные слайды

Вся предварительная работа проведена, нужные люди приглашены, оратор знает предмет разговора и очень уверен в себе. Остается сделать презентацию, которая поможет донести ключевые тезисы, в том числе и с помощью визуальных образов

Какой должна быть презентация?

Ниже приведены основные правила оформления, они естественно не универсальны, подходят больше для бизнес-ориентированных "слайд дэк". Если Ваша аудитория - дошколята и младшие школьники, часть рекомендаций может быть прямо противоположной.

Оптимальное количество слайдов

Необходимое количество слайдов - параметр сугубо индивидуальный, зависящий от отведенного на выступление времени. Если у Вас час - то 10-ти основных слайдов будет достаточно. Вы можете сделать еще несколько резервных слайдов с ответами на смежные вопросы, но напрямую не поддерживающие основную историю.

Все слайды - в едином стиле

Приходилось видеть презентации, наспех собранные из каких-то разных кусков. В итоге, каждый слайд живет своей жизнью: шрифты разные, заголовки прыгают, цветовое оформление на каждом слайде свое. Все это производит неопрятное впечатление наспех собранного контента и кредит доверия выступающему снижается. Помочь соблюсти единый стиль помогут шаблоны и темы - наборы правил для разметки и оформления слайда, задающие такие параметры как:

Стиль фона или фоновый рисунок
Основные элементы слайда и их положение: заголовоки, колонтитулы, текстовые поля, рисунки, диаграммы, таблицы, мультимедиа контент.
Настройки шрифтов для заголовков и основного текста
Цвета, определяющие цвет основных элементов слайда

Подробнее о шаблонах и темах вы можете прочитать в разделе

Меньше текста - больше картинок

Слайд должен помогать доносить мысль, которую высказывает выступающий. Поэтому не надо пытаться из слайда сделать стенограмму своего выступления а потом ее зачитывать, отвернувшись от публики. Базовая схема - не больше 15-ти слов: текстовый заголовок, задающий направление разговора, выводы и тезисы на которые должны обратить внимание. И графические материалы - картинки, диаграммы, схемы которые помогут закрепить тезисы и убедить слушателей принять ваши выводы. Давайте представим, что условный интернет провайдер "SuperConnect.EDU" (все совпадения с реальными организациями случайны) хочет представить свою текущую долю рынка в городе. Ниже на картинке вы можете видеть как одна и та же информация представлена в виде текстовых буллетов и графикой - картинками и значками. Если слайд предназначен для сопровождения выступления, то информация представленная в графике предпочтительна. Все остальное вы говорите сами, аудитория не отвлекается на прочтение.

текст vs картинка на слайде

Солидность в цветовом оформлении

Не злоупотребляйте цветом, на слайде не должно быть больше 3-х основных цветов. Белый, серый, черный - входят в монохромную группу и в учете количества цветов не участвуют. Если цветов больше, внимание читающего рассеивается и стиль слайда в целом теряется. Детальный разбор настроек цвета для всех основных элементов наполнения слайдов и оформления тем PowerPoint приведен в статье Настройка цвета в PowerPoint

Контрастный хорошо читаемый текст

Тот немногочисленный текст который будет на Ваших слайдах должен распознаваться мгновенно, поэтому не используейте красивые, но плохо читаемые шрифты. А также подберите фон для текста так, чтобы для его прочтения не пришлось напрягаться при любом освещении в зале а также при любом используемом мониторе или проекторе.

Уместная анимация

Очень полезные возможности, которые вносят изюминку в слайды. Однако следет применять с осторожность, т.к. постоянно движущиеся предметы, летящий на заднем фоне снег будут отвлекать внимание. Ниже вы можете посмотреть пример неуместно используемой анимации, лично я смотря на слайд никак не мог оторвать взгляд от движущегося солнечного зайчика.