Как быстрее делать презентации в PowerPoint

Опубликовано Дмитрий Романов - вс, 21/10/2018
.
картинки на странице разворачиваются на весь экран после нажатия

Хотите создавать презентации быстрее чем вы делаете сейчас? Тогда эта статья для Вас. Основные методики, которые помогут достичь результата, представленные в статье:

  • Настройте панель быстрого доступа , это позволит вам быстро находить и выполнять нужную для творчества операцию.
  • Используйте клавиатуру для быстрого доступа к командам на панели быстрого доступа и на ленте.
  • Используйте горячие клавиши для создания и форматирования слайдов. В данной статье приведены только часто встречающиеся hotkeys, с полной версией горячих клавиш вы можете ознакомиться тут .
  • Настройте тему под себя. Это позволит настроить фон, основные элементы содержимого один раз, в Образце Слайдов (Slide Master), а использовать результаты настроек много раз в вашей презентации.
в начало

Как настроить панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar)

Панель быстрого доступа в PowerPoint 2013 находится в самой верхней части экрана. Нужна для быстрого доступа к часто используемым командам. Расположив на панели быстрого доступа кнопку, вам больше не придется долго искать ее на той закладке где она обычно располагается.

quick_access_toolbar.png

В настройках по умолчанию там находится несколько кнопок:

  1. Кнопка работы с активных окном, позволяющая развернуть окно на весь экран, свернуть до обычного вида, свернуть совсем, закрыть.
  2. Сохранить документ - горячее сочетание клавиш Ctrl + S.
  3. Отменить последние изменения (по одному) – горячее сочетание клавиш Ctrl + Z
  4. Повторить последнее действие (например, вставить фигуру) - горячее сочетание клавиш Ctrl + Y. Если действия были отменены, на этом месте появляется кнопка вернуть (отменяет отмену последнего изменения)
  5. Начать с начала (запуск презентации с первого слайда) горячая клавиша
  6. Кнопка быстрой настройки

Кнопка быстрой настройки

Позволяет быстро добавить/удалить основные команды. Кроме перечисленных в предыдущем параграфе доступны такие команды:

  • Создать. Ctrl + N
  • Открыть. Ctrl + O
  • Отправить по электронной почте . Сохраняет текущее состояние презентации и прикрепляет аттачментом к новому письму
  • Быстрая печать . Отправляет документ в его текущем состоянии на принтер, выставленный по умолчанию.
  • Просмотр и печать . Открывает экран с дополнительными настройками и выбором альтернативного принтера.
  • Правописание. Запускает проверку выделенного фрагмента или целого документа.
  • Режим сенсорного управления мыши. Для удобства при работе с презентацией на ноутбуке с помощью сенсорного управления или трекбола, позволяет настроить вид как ленты, так и панели быстрого доступа так, что кнопки команд и расстояние увеличивается
  • Разместить под лентой . Перемещает панель быстрого доступа под лентой, так что до нее при работе с документом при включенной ленте становится проще дотянуться.
  • Другие команды . Позволяет добавить любую другую произвольную команду, а также настроить порядок расположения команд на панели. Вызывает такое окно:

PowerPoint_parameters_Ru.png

Как добавить команду на панель быстрого доступа.

Для добавления произвольной команды на панель быстрого доступа можно воспользоваться настройкой панели быстрого доступа, показанной на рисунке выше. Туда можно попасть несколькими способами:

  • Панель быстрого доступа / кнопка «Настроить панель быстрого доступа» / «Другие команды»
  • Закладка Файл ленты / Параметры / Панель быстрого доступа
  • Сочетание клавиш ALT + Ф, М, П, п

Также можно добавить на панель доступа любую команды из ленты, просто кликнув на нее правой кнопкой мыши и выбрав меню «добавить на панель быстрого доступа»

Оптимальная настройка панели.

Безусловно, у каждого есть свои предпочтения, разные часто встречающиеся команды. Приведу настройку панели, которой я сам пользуюсь:

optimalnaya_nastroika_panely.png

Число буквенные подписи под каждой командой появляются после нажатия на кнопку ALT. После чего нажимая последовательность цифр и букв можно выбрать ту или иную команду с панели быстрого доступа.

Список команд слева направо:

  • Открыть
  • Сохранить
  • Отменить
  • Повторить
  • Отправить на e-mail
  • укописные примечания
  • Орфография
  • Цвет текста
  • Регистр
  • Маркеры
  • Нумерация
  • Добавить таблицу
  • Фигуры
  • Контур фигуры
  • Заливка фигуры
  • Выровнять объекты
  • Выровнять по левому краю
  • Выровнять по верхнему краю
  • Распределить по горизонтали
  • Распределить по вертикали
  • На задний план
  • На передний план
  • Группировать
  • Разгруппировать
  • Перегруппировать
  • Обрезка

От случая к случаю можно добавлять и убирать кнопки, например, вы комментируете чью-то презентацию, на панели будет полезна кнопка – добавить примечание.

в начало

Навигация по ленте с помощью клавиатуры

В современных версиях (начиная с PowerPoint 2013) для перемещения между элементами ленты (полоса в верхней части программы с командами) с помощью клавиатуры можно использовать подсказки клавиш. Вы можете отобразить эти подсказки (буквы, используемые для доступа к соответствующим командам) на экране, а затем перемещаться по ленте с их помощью.

navigatsiya_po_lente.png

  1. Нажмите клавишу ALT. Подсказки клавиш отображаются в небольших квадратных полях рядом с каждой командой ленты.
  2. Чтобы выбрать команду, нажмите букву, отображаемую в подсказке клавиши рядом с ней. Например, используйте клавишу F для открытия вкладкиФайл, клавишу H — для открытия вкладкиГлавная, клавишу N — для открытия вкладки Вставка и т. д.

podskazki_klavish.png

В зависимости от выбранной буквы могут появиться дополнительные подсказки. Например, если нажать ALT+H (ALT + Я), откроется представление закладки Главная, на которой используется свой собственный набор подсказок.

По вкладкам на ленте можно перемещаться так:

  • нажмите клавишу ALT, а затем переходите с вкладки на вкладку стрелками влево и вправо.
  • Чтобы перейти к вкладке на ленте, нажмите одну из указанных ниже клавиш доступа.

ДействиеКлавишиКлавиши (ru)

Открытие страницы "Файл".ALT + FALT + Ф

Открытие вкладки "Главная".ALT + HALT + Я

Открытие вкладки "Вставка".ALT + NALT + С

Открытие вкладки "Конструктор".ALT + GALT +Й

Открытие вкладки "Переходы".ALT + TALT + Х

Открытие вкладки "Анимация".ALT + AALT + И

Открытие вкладки "Слайд-шоу".ALT + SALT + З

Открытие вкладки "Рецензирование".ALT + RALT + Р

Открытие вкладки "Вид".ALT + WALT + О

Скрыть и показать ленту можно с помощью сочетания клавиш Ctrl + F1.

в начало

Часто используемые горячие клавиши

Некоторые сочетания являются устоявшимися и используются во многих программах, не только в PowerPoint. Например, функция вставки скопированного материала (CTRL + V). Такие сочетания работают независимо от включенного языка ввода, главное попасть на клавишу V в данном примере. Есть другая группа сочетаний клавиш – это «подсказки клавиш», вызываются нажатием на кнопку ALT.

Вид и содержание зависит от включённого языка интерфейса, если у вас стоит русифицированная версия и русский в данный момент используется по умолчанию, то и подсказки будут выполнены в виде русских букв, или буквенно-цифровых сочетаний. Для Вашего удобства привожу все сочетания для русифицированного интерфейса, а также для английской его версии.

ДействиеКлавишиКлавиши (ru)

Создание презентацииCTRL + NТо же, что и в английском варианте

Преобразование выделенного текста в полужирный.CTRL + BТо же, что и в английском варианте

Изменение размера шрифта для выделенного текста.ALT + H, F, затем SALT + Я, А, затем А и кнопками вверх вниз менять размер текста или цифрами вбить нужный.

Изменение масштаба слайда.ALT + W, QALT + О, Й, A

Вырезание выделенного текста, объекта или слайда.CTRL + XТо же, что и в английском варианте

Копирование выделенного текста, объекта или слайда.CTRL + CТо же, что и в английском варианте

Вставка вырезанного или скопированного текста, объекта или слайда.CTRL + VТо же, что и в английском варианте

Отмена последнего действияCTRL + ZТо же, что и в английском варианте

Сохраните презентацию.CTRL + SТо же, что и в английском варианте

Вставка изображения.ALT + N, PALT + C, Р

Вставка фигуры.ALT + H, S, затем HALT + Я, Щ

Выбор темы.ALT + G, HALT Й+Т

Выбор макета слайда.ALT + H, LALT Я, К, М

Перемещение к следующему слайду.PAGE DOWNТо же, что и в английском варианте

в начало

Как настроить тему и шаблон презентации

Настройка образца слайдов

Тема — это предустановленный набор цветов, шрифтов, эффектов, которые определены на закладке “Образец сладов” (Slide Master). Кроме того, в теме задается стиль или картинка фона (подложки), а также раскладка и основных элементов на слайде каждого типа. Использование хорошей темы придает вашей презентации дизайнерский лоск: скоординированные цвета; согласованная подложка, шрифты, эффекты.

Шаблон презентаций – это тема плюс заполненное содержание какой-то части слайдов. Например, шаблон наградного сертификата, организационная диаграмма, презентация нового товара. Шаблон задает проект слайда или группы слайдов и содержит схему размещения содержания, цвета темы, шрифты темы, эффекты темы, стили подложки и даже содержания презентации.

Детали по использованию тем и шаблонов вы можете найти в статье “Образец слайдов” или система управления стилевым оформлением презентации

Там раскрываются следующие вопросы:

  • В чем разница между шаблоном и темой?
  • Где бесплатно скачать готовые шаблоны и темы?
  • Как создать презентацию из имеющихся шаблонов?
  • Как сделать так, чтобы загруженные шаблон и тема были доступны на вкладке «Дизайн»?
  • Как сделать шаблон из имеющейся презентации и использовать его в следующих?
  • Как сделать с нуля свой собственный шаблон?

Настройка цветов

Грамотное раскрашивание элементов презентации сочетаемыми цветами – это очень важный элемент дизайна презентаций. Как подбирать цвета — это тема для отдельной большой статьи. Допустим вы знаете хорошо теорию или у вас есть уже рекомендованная палитра. Эту палитру нужно сконфигурировать в настройке темы для того, чтобы новые элементы презентации (фигуры, талблицы, картинки, объекты smart art, и т.п. либо сразу окрашивались в нужные тона, либо обеспечивался доступ к нужному оформлению в несколько кликов. Детальное объяснение цветового движка вы можете найти в статье Настройка цвета в PowerPoint . В статье также разобраны типовые ошибки, которые допускают при раскрашивании элементов дизайна. Содержание этой статьи:

  • Как настроить цвета в теме PowerPoint?
  • Цвета темы на основных элементах оформления содержимым
  • Какой цвет выбирает PowerPoint для заливки фигур по умолчанию
  • Какой цвет выбирает PowerPoint для оформления диаграмм
  • Какой цвет выбирает PowerPoint для оформления таблиц
  • Какой цвет выбирает PowerPoint для оформления объектов Smart Art
  • Комбинирование цветов в PowerPoint – Ошибки, которые нужно избегать
  • Комбинирование цветов в PowerPoint – Ошибки, которые нужно избегать
в начало

Материалы раздела

вертикальное расположение слайда на презентации PowerPoint
Меняем размер слайда так, чтобы он стал вертикальным. В статье приводятся инструкции по выполнению данной задачи в PowerPoint 2013, 2016 и в более старших…
.
Есть несколько способов ускорить работу в PowerPoint. Во первых вам нужно настроить панель быстрого доступа и кнопки, выполняющие рутинные часто повторяющиеся…
Горячие клавиши в PowerPoint
Полное собрание горячих клавиш (hotkeys) в PowerPoint поможет вам очень быстро оперировать основными функциями PowerPoint как при создании слайдов, так и при…
Подготовка к хорошей и успешной презентации. Перед тем как переходить к технической части - созданию слайдов, нужно провести некоторые подготовительные…